Ligt het aan mij of is Microsoft OneNote het vergeten/ondergeschoven kindje van het Office-pakket? Als dat het geval is dan is dat zeker onterecht. Ben jij een bezige bij die veel aantekeningen en nota’s maakt? Wil je die notities ook snel en makkelijk terugvinden als het erop aan komt? Grote kans dat OneNote alles in huis heeft wat je nodig hebt.
Leestijd: ca. 7 minuten
In dit stuk lees je over mijn persoonlijke ervaring met Microsoft OneNote. Ik verwijs ook af toe naar Evernote, een tool die qua opzet en features nauw aansluit bij OneNote.
Wat is Onenote?
Microsoft OneNote is een digitale notitie-app. Maar dan wel een hele uitgebreide! Het is de Microsoft-opponent van Evernote, een heuse digitale archiefkast waar je al je notities kan bewaren.
Denk bij notities trouwens niet alleen aan tekst. Ze kunnen net zo goed aanklikbare linkjes, tekeningen, foto, video’s en audiobestanden bevatten. Daarbij, elke notitie kan één of meerdere van die elementen bevatten.
En omdat OneNote verbonden is met de cloudopslagdienst Onedrive (eveneens gratis tot 5 Gb), is je archief ook altijd bereikbaar vanop alle verschillende apparaten die je gebruikt. Handig!
OneNote is gratis, en dat in al zijn verschijningsvormen. Het programma is te downloaden voor op je pc, er is een app (zowel voor Android als voor IOS). Het enige wat je nodig hebt is een geldig Microsoft-account. Dat heb je wanneer je bijvoorbeeld een Hotmail-adres hebt.
OneNote maakt trouwens ook deel uit van (het betalende) Office 2016 en Office 365. Daar heeft het nog wat extra mogelijkheden en features, maar met de gratis versie kom je ook al een heel eind.
Onenote: aan de gang met notitieblokken, secties en pagina’s
Wie OneNote voor het eerst opent zou het kunnen verwarren met de tekstverwerker Word, zij het dan met wat extra functies. En je kan inderdaad tekst typen uiteraard. Groot verschil is dat in OneNote echter alle tekst in tekstvakken of containers komt.
Die kan je vervolgens vrijelijk over het canvas bewegen (overal naartoe slepen en neerzetten). In OneNote heeft een pagina trouwens geen vaste lengte of breedte. Tezamen met het tekengereedschap kan dit voor een meer grafisch georiënteerde gebruikerservaring zorgen. Mindmappen kan al een stuk makkelijker op die manier.
Ook tof: je hebt de mogelijkheid om bestanden uit de Microsoft-omgeving (Word, Excel, Powerpoint) binnen te brengen in je OneNote-documenten.
OneNote is dus je digitale archiefkast waarin verschillende notitieblokken zitten. Notitieblokken kunnen dan weer verschillende secties bevatten, en elke sectie kan dan weer één of meerdere pagina’s hebben. De analogie met de ordner voor papier is groot.
Je kan zoveel notitieblokken, secties en pagina’s aanmaken als je wil. OneNote is meer dan flexibel genoeg. Wel valt op dat het schakelen tussen verschillende notitieblokken niet zo intuïtief is. Om vlot te werken is het daarom aan te raden om je nota’s voor een actiedomein binnen een notitieblok te houden.
De enige valkuil waar je moet voor opletten is dat je door te veel secties en pagina’s aan te maken je eigen systeem niet te veel gaat versplinteren. Label je secties en pagina’s zodanig dat je ook jaren nadien minstens nog enig idee hebt waarover ze gaan.
Enkele extra handigheidjes van OneNote
De web clipper van OneNote
Als je deze app gebruikt dan haal je er echt het meeste uit wanneer je ook de OneNote webclipper bezigt. Een uitbreiding op je browser die je toelaat om interessante info van het net te plukken en deze vervolgens meteen naar je OneNote door te sluizen…
Ingesproken notities
Hoe vaak komt het voor dat je – op de gekste momenten – ergens onderweg een geweldig idee krijgt, maar niet de tijd om het naar behoren te noteren en op te slaan? Je kan dan enkel hopen dat je je inval kan onthouden en later noteren.
Wellicht is het slimmer om je smartphone erbij te pakken, iets in te spreken en het onmiddellijk te bewaren in OneNote. Met de dicteerfunctie kan OneNote bovendien gesproken boodschappen omzetten naar tekst. Goed, het eindresultaat is niet perfect en moet dus nog worden bijgewerkt, maar het kan wel een handig hulpmiddel zijn.
Paginasjablonen
Ook de paginasjablonen kunnen van pas komen om documentjes te maken met een bepaalde opmaak en indeling die je regelmatig wil hergebruiken. Denk aan vergadernotities, terugkerende planningen, receptenfiches, checklists, enzovoorts. Eén keer maken, en dan heel makkelijk te dupliceren.
Optical character recognition (OCR)
Dankzij OCR-technologie kan OneNote moeiteloos handschriften herkennen/ontcijferen. Met andere woorden: je kan makkelijk – via tablet en stylus – schetsjes en aantekeningen maken in je bestaande getypte notities. In bepaalde situaties kan dat handig zijn. Overigens beschikt Microsoft OneNote over heel wat verschillende tekengereedschappen. Leuk als je heimwee hebt naar het analoge tijdperk.
Hoe ik OneNote gebruik?
Eén notitieboek per “project”
Nogmaals, je kan er natuurlijk voor kiezen om één notitieboek te openen en daar alle mogelijke notities onder te brengen, maar wellicht is het toch handiger om wat meer notitieboeken aan te maken. Kwestie van het lijstje met je wekelijkse boodschappen niet tussen je notities voor een volgend blogbericht te laten belanden. Via de zoekfunctie binnen OneNote zal je beiden wel terugvinden, maar toch.
Het zal een beetje van je persoonlijke voorkeuren afhangen of je een nieuw notitieboek zult aanmaken of een nieuwe sectie binnen een bestaand notitieboek kan volstaan. Want ook binnen een sectie kan je een oneindig aantal pagina’s hangen.
OneNote voor het informatiesysteem van mijn blog
Dat ik OneNote tegenwoordig ook gebruik als hulpmiddel om te bloggen verbaast je waarschijnlijk niet.
Tot nu toe hielpen vooral Evernote, Trello en in mindere mate Google Keep om Webeffectief.com op de rails te houden. Nu neig ik toch veel meer naar Microsoft Onenote. Het werkt voor mij een stuk intuïtiever dan Evernote.
En vooral als je hele uitgebreide nota’s wil maken werkt het ook wat prettiger dan Trello of Keep.
Als ik pakweg een blogartikel schrijf kan ik alle puzzelstukjes verzamelen en ze in elkaar doen passen, nog vóór de zaak zijn beslag krijgt in WordPress.
Ik maakte dus een notitieboek aan voor het informatiesysteem van mijn blog. Daarin onder meer een sectie:
- voor to-do-lijstjes
- met ideeën voor blogartikelen
- een pagina om mogelijke focus trefwoorden te verzamelen
- een map om inspiratie te verzamelen
- met een verzameling met standaardmails
- een map met opzetstukjes en snelle tekstjes voor blogs
- een kladmap (voor) heel tijdelijke info
- voor het archief
Onenote versus Google Keep versus Evernote?
Met elk van deze drie toepassingen kan je notities maken en bewaren. Wil echt uitgebreide (tekst)notities genereren dan valt Google Keep al snel af. Het is dan ook eerder geschikt voor reminders, kattebelletjes en snelle to-do-lijstjes.
Kiezen tussen OneNote en Evernote is vooral een kwestie van persoonlijke voorkeur én prijs. Want die gratis versie van Evernote is in de loop der jaren steeds verder uitgekleed. Zo kunnen nieuwe accounts vandaag slechts 50 notities aanmaken en kan je de tool slechts gebruiken vanop 2 toestellen. In de praktijk is dat toch vaak te beperkt. Overstappen naar een betaalde versie wordt behoorlijk prijzig.
Evernote is superkrachtig, maar minder kleurrijk en ook daardoor wat minder overzichtelijk en intuïtief. Anderzijds: omdat de zoekfunctie binnen Evernote zo krachtig is, is het minder belangrijk hoe je je informatie ordent.
Nadelen van OneNote?
Je merkt het, over het algemeen ben ik erg te spreken over Microsoft OneNote. Maar niet alles is ideaal:
Het vrij canvas is niet altijd handig
Zoals gezegd zitten alle elementen van je document in aparte containers die je vrij over je canvas kan verslepen. En een container begint daar waar je je cursor neerzet. Een en ander zorgt ervoor dat je makkelijk extra ruimte kan maken, dingen kan toevoegen, je content anders organiseren. Maar als jij van perfect uitgelijnde, strak vormgegeven notities houdt is dat niet handig.
De verschillende versies van OneNote niet altijd even consistent
OneNote komt dus in verschillende versies: er is de OneNote meegeleverd in het Office 365-pakket, er is een ietwat uitgeklede versie ingebouwd in je Windows -software, er is de gratis te downloaden en te gebruiken OneNote-app (die je als standalone kan gebruiken). Om de verwarring compleet te maken bestaat Onote ook nog als losse online-tool.
De werking is bij alle versies erg gelijklopend, maar sommige functies zijn niet beschikbaar op alle versies en sommige dingen werken nét iets anders naargelang de versie. Soms vervelend! De desktop-app gekoppeld aan Office 365 biedt uiteraard de meeste functionaliteit.
Geen klagen evenwel over de Android-app voor OneNote (ook gratis). Ik verbaas me erover hoe handig de app eigenlijk werkt en hoeveel functionaliteit men toch nog overzichtelijk in een klein schermpje weet te stoppen.
Soms zoeken naar bepaalde functies
In het begin is het – net als bij zowat alle Microsoft-producten – wat zoeken naar bepaalde functies en instellingen. Dat heb je met die verschillende tabbladen met elk hun eigen ribbon. Veel opties betekent ook vaak zoeken en tasten naar deze of gene functie. Met tijdverlies tot gevolg. Het went allemaal wel, en als je een beetje thuis bent in het Microsoft-universum is er geen probleem.
De zoekfunctie is niet zo krachtig
Notities maken is leuk, maar het is natuurlijk nog toffer als je die aantekeningen ook snel kan terugvinden. OneNote heeft dan ook een zoekfunctie ingebouwd. Die is wel niet superkrachtig. Je kan klassiek zoeken via trefwoorden en… dat is het zo’n beetje.
Je krijgt een lijstje met links naar items die je trefwoord(combinatie) bevatten. Als je dat wil kan je OneNote enkel laten zoeken in een specifiek notitieboek of binnen een bepaalde sectie. Maar zoeken op basis van een (aanmaak)datum, bepaalde tags of op basis van bestandstypes is er bijvoorbeeld niet bij.
Dat doet Evernote dus veel beter. Ook geholpen door AI, trouwens. Zij het dan enkel in de betaalde versie.
Het maakt dat je je toch bewust moet zijn van hoe je je informatie ordent. Anders heb je een probleem als je jaren later en duizenden notities verder dat ene brokje info nog wil terugvinden.
Op de hoogte blijven?
Conclusie?
Maar al bij al zijn de hierboven opgesomde nadelen kleine probleempjes. OneNote blijft een geweldige notitie-app die erg veel kan en bovendien nog gratis is ook. Wie thuis is een Microsoft-omgeving hoeft eigenlijk niet verder te zoeken.
Oorspronkelijke versie van dit artikel: juni 2018
Geef een reactie